企業活動への影響と注意すべきポイントーマイナンバー制度開始に向けてー

本人確認

それでは、今回は、民間事業者の企業活動への影響と注意すべきポイントについて、
解説します。

1.番号確認と身元確認
まず、どの企業にも必要となるのが、従業員とその扶養家族の個人番号の申告手続きです。成りすましなどを防ぐため、申告書類に運転免許証やパスポートの写しを添付してもらうなど、個人番号の主と本人が同一人物かどうか、以下のいずれかの方法で確認する必要があります。

①個人番号カード(番号確認と身元確認)
②通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
③個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と、運転免許証など(身元確認)

但し、既に雇用関係があって、「個人番号利用事務実施者(税務署や都道府県知事、市町村長)が明らかに人違いではないと認めるとき」は、身元(実存)確認書類は不要となる場合が認められています。
例えば、社内ネットワークに本人がIDやパスワードを入れてアクセスする仕組みを利用して、社内ネットワーク上で個人番号を入力するようにすれば、改めて本人確認しなくてもよいと認められる可能性があります。

また、給与所得の源泉徴収票などへのマイナンバー記載は、2017年1月末までに提出する源泉徴収票から記載すればよく、2016年1月の利用開始に合わせて取得する必要はありません。注意が必要なのは、2016年1月で雇用関係が終わるアルバイトや中途退職者です。1月以降に個人番号を収集し始めたら事務処理が間に合わない恐れもあるため、雇用期間中である2015年中に個人番号を集めておく必要があるでしょう。

2.利用目的の通知と公表
マイナンバーの取得時は、利用目的を本人に通知するか、公表しておかなければなりません。社会保険手続きや税務書類への記載など複数の利用目的をまとめて示すことは許可されていますが、目的外の利用はできません。目的外とは、本来保有すべきでない情報を受け取って保管することだけではなく、業務上の必要性があって保管していた情報でも、その必要性がなくなった時点以降は目的外の保有に当たります。このため、税務関係業務などで保管していたマイナンバーに関する情報も、従業員が退職した場合などは、法定保管期間を越えたあとは保管を行うことができません。このような情報は、速やかに情報の廃棄・削除することが必要になります。
特に雇用の流動性が高い企業においては、「入口(雇用時点)」と「出口(退職時点)」の両方の事務負担を予め考慮に入れた体制や手順作りが求められます。

3.身分証明書としての本人確認
個人番号カードは身分証明書として本人確認に利用できます。但し、提示を受けた側は、個人番号カードの裏面に記載された番号を書き写したり、コピーしたりすることはできません。個人番号カードを使うことと、マイナンバーの利用は異なります。

マイナンバーは法律や条例で定められた「社会保障」、「税」、「災害対策」などの手続き以外では利用できません。法定されていない場面でマイナンバーの提示や公開を求める行為は認められないため、会員番号のような使い方はできません。

尚、マイナンバーに紐付けられた個人情報は「特定個人情報」と呼ばれ、特定個人情報の取り扱いには厳重な「安全管理措置」が求められます。
万一、外部への漏洩があれば、官民問わず懲役罰を含む非常に厳しい罰則(最高刑は懲役4年及び200万円以下の罰金)の対象とすると共に、従業員が違反行為を行った企業などの団体そのものも罰する事で、安全管理を徹底させることになっています。安全管理に対する義務は会社の大小や、従業員の多寡に関わらず課せられるので、漏洩しないように、組織面でも技術面でもきちんとした体制を構築しておく必要があります。

特定個人情報の取り扱いは、特定個人情報保護委員会のWebページにある「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」にまとめられているので、ご参照ください(参照URL文末記載)。

◆利用範囲の拡大
さて、2016年1月から「社会保障」「税」「災害対策」の3分野で利用開始となるマイナンバー制度ですが、今国会に提出されたマイナンバー法改正案には、預貯金口座へのマイナンバーの付番や、医療分野などの利用範囲の拡大が盛り込まれています。
このうち預貯金口座への付番は2018年からで、預金者は銀行などの金融機関からマイナンバーの告知を求められることになります。新規口座の場合は、口座開設の申請用紙にマイナンバーを記入する欄を設け、既存口座は来店時に登録を促すほか、郵送などで呼びかけることが検討されています。

口座と番号をつなぐのは、国が個人資産を正確に把握し脱税等を防ぐとともに、金融機関の破綻時に預金保険機構などによるペイオフ[1]) において、預貯金を合算するときにマイナンバーを使えるようにするためでもあります。マイナンバーが付いた預金情報を利用して、効率的に資力調査を実施できれば、十分な貯蓄があるにもかかわらず低所得者として各種給付を受けようとするケースも排除しやすくなります。

一方で、国による個人情報の監視が強まるとの批判もあり、預金者には告知は求められるものの「法律上、告知義務」は課されません。義務化せずに、どこまで登録をすすめられるかが今後の課題となるでしょう。

次回は、医療分野での利用についてご紹介します。


[1]) 金融機関が破綻したときに預金者を保護するため、金融機関が加入している預金保険機構が、預金者に一定額の保険金を支払う仕組みのこと。定期預金などの払戻保証額を元本一千万円とその利息までとする措置。

・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pdf